Protocolo de Tesorería

Versión 2025

El Centro de Padres es un órgano legal de representación, electo por la Asamblea de Socios en votaciones anuales, con la facultad de administrar los fondos y programar actividades en beneficio de la comunidad escolar del Colegio Alemán.
Cada año se elabora un presupuesto de gastos, que desde 2024 puede ser revisado en línea en el sitio web oficial: https://www.cpadsstgo.cl/presupuesto-2025
Solo el Directorio del Centro de Padres tiene la atribución legal de definir en qué actividades y en qué montos se invierten los fondos de la comunidad. Las comisiones deben ceñirse a los montos y fines aprobados en el presupuesto anual.

1. LÍMITES DE GASTO

Las comisiones deben utilizar exclusivamente los montos asignados para cada ítem dentro del presupuesto.
Si se necesita exceder el monto designado, debe solicitarse autorización al Directorio.

2. AUTORIZACIÓN DE GASTOS

Antes de realizar un gasto, deben seguir las reglas de cotización.

Reglas de cotización:

• Gastos menores a $500.000: se deben presentar al menos 2 cotizaciones.
• Gastos habituales o con proveedor recurrente: se puede mantener al mismo proveedor, informando por correo a la tesorería.
• Gastos mayores a $500.000 o de proveedores nuevos o servicios importantes: se deben presentar 3 cotizaciones.
• Las cotizaciones deben enviarse al correo de la Directora Tesorera [email protected] (o quién tenga el cargo) junto con la solicitud de autorización.

Las comisiones pueden aprobar directamente gastos hasta $50.000, siempre que estén dentro del presupuesto asignado para su ítem y cumplan las reglas de cotización. Luego de obtener cotizaciones, se debe solicitar autorización de uso de presupuesto a la Directora Tesorera vía correo electrónico a [email protected] (o quien tenga el cargo), indicando:

• Descripción del gasto.
• Proveedor elegido.
• Monto total.
• Ítem presupuestario al que corresponde. 

Una vez recibida la autorización de la Tesorería se podrá efectuar el gasto.

3. FORMAS DE PAGO

Se prioriza el pago directo a proveedores, especialmente para gastos superiores a $100.000. De no ser posible, o que se presenten ciertas complicaciones, se puede hacer pago desde un particular y luego solicitar reembolso.

Pagos directos a proveedores

Para solicitar un pago directo:

1. Enviar los datos de transferencia del proveedor y la cotización a pagar a [email protected] (o quien tenga el cargo de tesorero), incluyendo ítem presupuestario al que corresponde.
2. Si el proveedor solicita abonos o anticipos, se debe indicar claramente el motivo y monto.
3. Una vez efectuado el pago completo, se debe enviar la boleta o factura correspondiente a la tesorera dentro de un plazo máximo de 1 semana.
4. La tesorera o asistente ingresará la información a la plataforma Rindegastos.

Solicitud de Reembolso

Si el gasto fue pagado directamente por un miembro de la comisión:

1. Enviar por correo a [email protected] la boleta o factura, indicando:
   • Comisión responsable.
   • Ítem presupuestario correspondiente.
   • Motivo del gasto.
   • Datos bancarios para el reembolso.
2. La tesorera o asistente ingresará la información a la plataforma Rindegastos.
3. El reembolso se realizará en un plazo máximo de 1 semana.

4. RENDICIÓN DE INGRESOS

Cuando una comisión organiza actividades que generen ingresos (por ejemplo, ventas o eventos):

• En el caso de que los ingresos entren directamente a la cuenta corriente del Centro de Padres y Apoderados (Flohmarkt, Weihnachtsmarkt, etc):
  • Se debe generar un informe de cierre de la actividad de parte de la comisión correspondiente y entregar la información del monto recaudado a la tesorera [email protected] (o quiien tenga el cargo) con copia a [email protected].
  • Se verificará el ingreso correspondiente en la cuenta corriente y se ingresa la información en la plataforma Rindegastos.
• En caso de que los ingresos se recauden en efectivo:
  • La comisión correspondiente debe entregar información del monto recaudado y quien los mantiene en custodia a la tesorera [email protected].
  • Si se generan gastos a cargo de los fondos de cada una de las cajas chicas (Sustentabilidad y Acción Social), deben ser informados de la misma forma descrita en la Autorización de Gastos.
  • Los fondos recaudados deben ser depositados o transferidos en la cuenta corriente del Centro de Padres cuando sea solicitado por la Directora Tesorera o el Directorio del CPA, o cuando el custodio ya no pueda tenerlos a su cargo. Si ninguno de estos motivos ocurriese, se debe entregar los fondos previo a la Reunión de Constitución de Directorio.
• No se permiten transferencias de personas individuales a la cuenta del Centro de Padres que no sean autorizadas.

5. TRANSPARENCIA

Todos los movimientos financieros del Centro de Padres son registrados en la plataforma Rindegastos y pueden ser verificados en el sitio web institucional.
Cada gasto queda documentado y disponible para revisión, reforzando nuestro compromiso con la transparencia y el uso responsable de los recursos.
Con tu colaboración, seguimos construyendo una comunidad participativa y bien administrada 💛